Huishoudelijk reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT Nederlands-Vlaamse Vereniging Peñon de Ifach Calpe (NVVC)
ALGEMEEN
Artikel 1: Statuten en Huishoudelijk Reglement
1. Het Huishoudelijk Reglement (hierna: HR) bevat nadere regels, richtlijnen en
uitvoeringsbepalingen binnen het bepaalde in de Statuten.
2. De Statuten en het HR worden gepubliceerd op het openbare deel van de website van
de NVVC.
Artikel 2: Verenigingsjaar
Het verenigingsjaar van de NVVC loopt van 1 januari t/m 31 december.
Artikel 3: Aansprakelijkheid
1. Alle deelnemers doen geheel voor eigen risico mee aan activiteiten van de NVVC.
2. Vereniging, Bestuur, Promotoren en/of daartoe aangezochte leden en/of derden
aanvaarden geen aansprakelijkheid en zullen nimmer aansprakelijk zijn voor schade aan
persoon of goederen van leden en overige deelnemers aan verenigingsactiviteiten.
LIDMAATSCHAP
Artikel 4: Lidmaatschap
1. De aanvraag van het lidmaatschap geschiedt door het invullen van het
aanmeldingsformulier op de website, overeenkomstig artikel 6 van de Statuten.
2. Het lidmaatschap van de NVVC gaat in na aanvaarding door het bestuur
en betaling van de contributie. Het lid ontvangt hiervan een bevestigingsmail.
3. Hierna kan een lid een eigen account aanmaken op de website en zich registreren. Na
ontvangst van de bevestiging krijgt het geregistreerde lid toegang tot de afgeschermde
pagina's op de website door zich aan te melden met het opgegeven mailadres en
wachtwoord.
Artikel 5: Aanmelding, opzegging, betaling en wanbetaling
1. Aanmelden kan gedurende het gehele verenigingsjaar, zoals vermeld in artikel 6 van
de Statuten. Het Bestuur bepaalt de hoogte van de contributie indien het lidmaatschap in
de loop van het jaar wordt aangegaan en in bijzonder situaties.
2. Kennismakingslidmaatschap van maximaal twee maanden is eenmalig mogelijk. Het
Bestuur bepaalt tegen welke vergoeding.
2. Opzeggen dient te geschieden vóór 1 december voorafgaande aan het verenigingsjaar
waarin het lid zijn lidmaatschap wenst te beëindigen. Hiervoor wordt het opzegformulier
op de website gebruikt. Leden die niet tijdig hun lidmaatschap opzeggen blijven
gehouden hun contributie te betalen.
3. In de maand november ontvangt ieder lid een contributienota met begeleidend
schrijven voor het komende verenigingsjaar. Elk lid dient zijn contributie voor 1 januari
te hebben voldaan, tenzij anders wordt overeengekomen met de penningmeester.
4. Betalingen geschieden uitsluitend via overschrijving of via het PIN apparaat van de
vereniging. Vermelding van de naam en het lidnummer van diegene voor wie wordt
betaald, is verplicht.
5. Het bestuur gaat pas over tot het opzeggen van het lidmaatschap wegens
wanbetaling, nadat het betrokken lid van het voornemen tot opzegging in kennis is
gesteld en hem/haar daarbij een termijn van 14 dagen is gegeven om alsnog aan
zijn/haar financiële verplichtingen te voldoen, zoals bepaald in artikel 9 van de
Statuten.
DEELNAME AAN ACTIVITEITEN
Artikel 6: Leden, introducees, familie en vrienden
1. Leden hebben het recht deel te nemen aan alle activiteiten.
2. Introducees mogen slechts éénmaal aan een activiteit deelnemen.
Introducees zijn personen die niet eerder lid van de NVVC zijn geweest.
3. Ouders, kinderen en kleinkinderen mogen gedurende 4 weken per
verenigingsjaar gratis deelnemen aan de activiteiten.
4. Overige familieleden en vrienden mogen gedurende 2 weken per
verenigingsjaar deelnemen aan de verenigingsactiviteiten.
5. Het Bestuur kan bepalen tegen welke vergoeding de in lid 2 tot en met lid 4 genoemde
personen kunnen deelnemen aan activiteiten.
Artikel 7: Volgorde deelname
Bij alle activiteiten met beperkte deelname capaciteit hebben leden, tot een door het
bestuur vast te stellen datum, altijd voorrang. Andere belangstellenden kunnen daarna
inschrijven tegen een door het bestuur, in overleg met de promotor, te bepalen toeslag.
In het geval dat de activiteit overtekend is, wordt de volgorde van binnenkomst
bepalend.
Artikel 8: Happy Friday's
De Happy Friday's zijn vrij toegankelijk voor iedereen die geïnteresseerd is in een
lidmaatschap van de vereniging.
LEDENLIJST EN PRIVACY
Artikel 9: Ledenlijst en gebruik
1. Ieder lid heeft na registratie van zijn/haar account op de website toegang tot de
digitale ledenlijst van de NVVC.
2. De ledenlijst is uitsluitend bedoeld voor het onderling contact tussen de leden en mag
niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden en/of worden verstrekt aan derden.
3. In overeenstemming met het Privacy Protocol van de NVVC (op de website te
vinden) is het leden niet toegestaan de ledenlijst te gebruiken om de leden tegelijk aan
te schrijven.
Artikel 10: Gegevenswijzigingen
Leden zullen wijzigingen van hun emailadres, woonadres, telefoonnummer etc. zo
spoedig mogelijk aan de ledenadministratie doorgeven via het wijzigingsformulier op de
website.
ALGEMENE LEDENVERGADERING (A.L.V.)
Artikel 11: Stemmingen en verslaglegging
1. Stemming over personen geschiedt schriftelijk en over zaken mondeling.
Indien voor een functie slechts 1 kandidaat is voorgedragen, kan de benoeming
plaatsvinden bij acclamatie.
2. Is sprake van meerdere kandidaten voor een bestuursfunctie en verkrijgt een
kandidaat niet de vereiste meerderheid, dan dient opnieuw te worden gestemd. Als
kandidaten gelden dan de 2 kandidaten die de meeste stemmen hebben gekregen.
3. Bij staking der stemmen beslist het Bestuur.
4. Het is het Bestuur toegestaan een elektronische stemming te organiseren als dit
wenselijk is voor het goed functioneren van de vereniging, meestal voorafgaand aan later
te houden A.L.V.
5. De besluitenlijst van de A.L.V. zal binnen 2 maanden na de A.L.V. op het besloten
gedeelte van de website worden gepubliceerd.
KANDIDAATSTELLING EN SAMENSTELLING
Artikel 12
1. Kandidaatstelling voor te bekleden statutaire functies (Bestuur en Commissies) in de
NVVC kunnen door het Bestuur of door 5 leden worden gedaan.
2. Kandidaten dienen hun bereidverklaring uiterlijk 3 weken voor de aanvang van de
A.L.V. schriftelijk te doen toekomen aan de secretaris, zodat hun kandidatuur aan de
leden kan worden gemeld in de uitnodiging voor de A.L.V..
3. Het Bestuur streeft naar een samenstelling van het bestuur dat een afspiegeling is van
het ledenbestand.
BESTUUR
Artikel 13: Vervanging, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
1. Bij afwezigheid van de voorzitter door ziekte of anderszins zal zijn/ haar plaats worden
ingenomen door een ander bestuurslid. Deze wordt benoemd door het Bestuur en zal de
functie tijdelijk waarnemen.
2. Het Bestuur is bevoegd taken (boekhouding, secretariaatswerkzaamheden,
ledenadministratie, beheer website, bar en keuken, schoonmaak etc.) te delegeren aan
leden of derden. Derden verrichten deze werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van
het Bestuur.
3. Alle bestuursleden en vrijwilligers die kennisnemen van ledengegevens en Camera-
bewakingsbeelden, zijn verplicht tot geheimhouding volgens de van toepassing zijnde
wet- en regelgeving.
4. Het Bestuur mag alle uitgaven doen in overeenstemming met de begroting van dat
jaar, alsmede de uitgaven die noodzakelijk worden geacht voor het goed functioneren
van de NVVC.
5. Teneinde de continuïteit van het bestuur te waarborgen wordt een schema opgesteld
van aftredende bestuursleden na een bestuursperiode van 3 jaar. Herverkiezing is dan
nog 1x mogelijk voor een periode van 3 jaar.
Artikel 14: Vergaderingen en stemmingen
Het Bestuur kan elektronisch vergaderen. Bij staking van de stemmen in een
bestuursvergadering, zal het betreffende punt opnieuw in de volgende vergadering
worden besproken. Staken de stemmen wederom, dan beslist de Voorzitter.
PROMOTOREN, COMMISSIES, VRIJWILLIGERS EN DOCENTEN
Artikel 15: Eindverantwoordelijkheid en financiële middelen
1. Het Bestuur blijft eindverantwoordelijk voor alle (vaste en incidentele) activiteiten van
evenementenorganisatoren, promotoren en andere vrijwilligers.
2. Het bestuur kan verschillende activiteiten aan commissies, organisatoren en
promotoren en andere vrijwilligers delegeren.
3. Elke (vaste en incidentele) activiteit heeft een lid als promotor of organisator die door
het Bestuur wordt aangesteld en de leiding van die activiteit heeft. Docenten worden
geacht lid te zijn en kunnen dan ook promotor zijn. Om zoveel mogelijk nieuwe
initiatieven een kans te geven, streeft het bestuur naar een aanstellingsperiode van
maximaal 6 jaar.
4. Voor het organiseren van activiteiten gelden de volgende regels:
a. Uitgangspunt is dat kosten die gemaakt worden om een activiteit te doen
plaatsvinden worden gedragen door de deelnemers aan die activiteit. Het aanleggen
van een buffer voor onvoorziene uitgaven aanbevolen. Bij het organiseren van
activiteiten wordt ervoor gezorgd dat de NVVC niet opdraait voor financiële
5
verliezen, bijvoorbeeld als gevolg van annulering of niet-deelname;
b. Indien bij een activiteit sprake is van een kasoverschot aan het eind van het
verenigingsjaar, dan komt dit bedrag in principe ten goede aan de vereniging,
tenzij de deelnemers anders beslissen. Fondsvorming is niet toegestaan.
Uitzondering hierop vormt het sparen voor meerjarige investeringen. Deze
bedragen worden door de penningmeester extracomptabel geboekt;
c. Als in het kader van een activiteit uitrustingen of apparatuur moeten worden
aangeschaft geschiedt dit in overleg met het Bestuur, waarbij in principe de
activiteit deze kosten zelf dient te dragen. Het bestuur kan indien nodig een lening
met een afbetalingsregeling afspreken.
d. Alle uitrustingen of apparatuur blijven te allen tijde eigendom van de club.
e. Contactpersoon voor alle promotoren en verenigingsleden is het bestuurslid dat
belast is met de totale activiteitencoördinatie, hierna te noemen: Activiteiten
Coördinator (A.C.);
f. De promotoren, organisatoren en andere vrijwilligers zijn verplicht de A.C. ruim
voor de start van de activiteit op de hoogte te stellen van hun (seizoen)plan,
zijn/haar afwezigheid, zijn/haar plaatsvervanger(s) en/of zijn/haar voornemen te
stoppen. Het Bestuur geeft voor de start van de activiteit haar goedkeuring aan het
(seizoen)plan;
g. Incidentele activiteiten verzorgt door vrijwilligers, buiten het normale
weekprogramma, dienen vooraf met het Bestuur te worden besproken.
h. Over de planning van het gebruik van het clubgebouw beslist het Bestuur.
Uitgangspunt hierbij is dat activiteiten van leden voorrang op die van
anderen;
i. Indien activiteiten in het clubgebouw plaats vinden, kan de A.C. de promotor van
die activiteit de beschikking geven over een genummerde sleutel. De A.C. houdt
een getekende lijst bij van de uitgegeven sleutels met nummer.
j. Bij vertrek uit het clubgebouw dient de promotor of aangewezen verantwoordelijke
er op toe te zien dat alle verlichting en airco's zijn uitgeschakeld.
k. Gebreken aan het clubgebouw dienen direct te worden gemeld aan de Manager
Technische Zaken.
5. Voor (het gebruik van) de bar en keuken gelden de volgende regels:
a. De Promotor Bar en Keuken adviseert het Bestuur over het aangeboden
assortiment, de verkoopprijzen en de inkoop. Tevens superviseert hij/zij
alle keukenbereidingen.
b. Indien bij een weekactiviteit of incidentele activiteit een maaltijd of frituren
wordt voorzien, wordt dit vooraf overlegd met en beslist door de Promotor
Bar en Keuken.
c. Indien er geen bar- of keukenverantwoordelijke bij een activiteit in het
clubgebouw aanwezig is, is de promotor verantwoordelijk voor het
functioneren van de bar en het registreren(afkruisen) van alle consumpties
op de consumptiekaarten. Tevens zal hij/zij de gebruikte consumpties
vermelden op de "barlijst verbruik consumpties" en deze na afloop
deponeren in de witte brievenbus.
GELDMIDDELEN
Artikel 16: Contributie
1. De hoogte van de contributie zal op voorstel van het Bestuur worden vastgesteld door
de A.L.V.
2. Het totaal van de contributies dient in principe de jaarlijkse vaste kosten van de NVVC
te dekken. Hieronder worden verstaan: de huur van het clubgebouw, basura, water,
elektriciteit, internet (website), schoonmaak, afschrijving op inventaris, en verzekering.
Indien nodig zal het Bestuur voorstellen de contributie geleidelijk aan te passen.
6
3. Voor activiteiten die gebruikmaken van het clubhuis kan het Bestuur ter dekking van
de extra kosten besluiten een bijdrage te vragen. Dit geldt in het bijzonder voor
activiteiten waar docenten een bijdrage vragen aan de leden en gebruik maken van het
clubgebouw.
4. Gelden van de vereniging zullen in principe niet worden belegd.
5. De prijzen van de consumpties in het clubgebouw, de tarieven voor het lenen van
boeken uit de bibliotheek en de prijzen van evenementen/activiteiten worden vastgesteld
door het bestuur na overleg met de promotor.
INFORMATIE EN PUBLICATIES
Artikel 17: Informatie en privacy
1. Informatie over en van de NVVC, het bestuur, de promotoren, de activiteiten en de
leden wordt vermeld op de website van de NVVC.
2. Op het publicatiebord in het clubgebouw kunnen nadere gegevens die van belang zijn
voor evenementen, worden opgehangen in overleg met de A.C. Per activiteit wordt
overlegd met de A.C. of intekenlijsten alleen op de website staan of ook op het prikbord
worden opgehangen.
3. Berichten van algemeen belang worden via de Clubmail verzonden naar elk lid
en/of gepubliceerd op de website en/of Facebook pagina "Het Clubhuis van de "NVVC".
4. Het omgaan met en verwerken van alle persoonsgegevens en (video)beelden van de
leden gebeurt in overeenstemming met de daarop van toepassing zijnde wet- en
regelgeving, zoals vermeld in artikel 17 van de Statuten. Het Bestuur heeft het privacy-
en cookiebeleid van de NVVC nader uitgewerkt in het Privacy Protocol van de NVVC, te
vinden op de website.
SLOTBEPALING
Artikel 18: Vangnet
In alle gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het Bestuur.
Voorgaand Huishoudelijk Reglement is goedgekeurd door de ALV van 10 november
2020.
De Voorzitter, De Secretaris, De Penningmeester,
Hans Vervoorn Nicolaas van Tulder Jan van der Meer