BAV 6 maart 2019

02-03-2019

Uitnodiging BAV op 6 maart 2019, aanvang 19.00 in het clubgebouw.

Beste leden,

Op 1 februari stuurden we ons afsluitend rapport met de resultaten van onze activiteiten en adviezen.

Op 12 februari spraken we met vertegenwoordigers van het "comité" en de groep van 6.

We spraken af, dat we als RVA de organisatie van de tweede BAV opnieuw op ons zouden nemen, wanneer de kandidaten voor een nieuw bestuur zich individueel aanmelden en wanneer decharge verlening voor het boekjaar 2017-2018 mogelijk is. Aan beide voorwaarden is nu voldaan.

Zie voor details de toelichting bij de agenda. Deze BAV heeft als doel om een nieuw bestuur te installeren en afscheid te nemen van het clubjaar 2017-2018.

Nadrukkelijk wijzen we erop, dat het hier een buitengewone zitting betreft met een beperkte agenda.

De gewone AV wordt gehouden in de maand oktober/november en georganiseerd door het nieuwe bestuur conform het bepaalde in de statuten en het Huishoudelijk Reglement.

Bijgaand zenden we:

  1. De agenda en de toelichting daarop.
  2. De aangepaste rapportage van de kascommissie.
  3. Het stembiljet.

Wij vragen jullie om het stembiljet in te vullen; stemmen via een volmacht kan niet.

In ons clublokaal is plaats voor 120 personen. Bij een grotere opkomst moeten we uitwijken naar een ruimere zaal, die op dit moment nog niet is geregeld.

De ingevulde stembiljetten kunnen naar keuze worden afgegeven aan één van de leden van de stemcommissie op de HF van 28 februari, de Soos van 3 maart of per e-mail worden verstuurd naar liz.don1247@gmail.com

De stemcommissie bestaat uit de leden Don Fredrikz, Henk de Voogd en Martin Wilaert. Zij zullen de registratie en de telling van de stembiljetten verzorgen en de uitslag  vaststellen. De uitslag wordt opgenomen in het verslag van de BAV.

De leden die op 4 maart 12.00 niet hebben gereageerd worden geacht in te stemmen met de decharge verlening en de samenstelling van het nieuwe bestuur en niet naar de BAV te komen.

We hopen, dat we hiermee afscheid kunnen nemen van een uitermate vervelende periode in het bestaan van de vereniging. De RVA zal zorg dragen voor verslaglegging van deze BAV, waarna onze bemoeienis tot het verleden behoort.

Calpe 19 februari.

Agenda voor de Buitengewone Zitting van de Algemene Vergadering van de Nederlandstalige club in Calpe

Datum: woensdag 6 maart 2019 Tijdstip: 19.00 

Plaats: Clubgebouw, tenzij...

  1. Opening en mededelingen.
  2. Doelstelling van deze BAV.
  3. Toelichting agenda.
  4. Behandeling ingekomen stukken.

Verslag BAV 1, Rondschrijven 7 dec, Eindrapport RVA, Aangepaste rapportage Kascommissie.

5. Aangepaste en geactualiseerde rapportage kascommissie.

  • decharge boekjaar 2017-2018
  • benoeming nieuwe kascommissie ( Cees Vermaas is aftredend )

6. Samenstelling van het nieuwe bestuur.

  • presentatie kandidaten
  • uitslag schriftelijke stemming

8. Begroting clubjaar 2018-2019.

  • toelichting door het nieuwe bestuur

9. Rondvraag

10. Sluiting

11. Communicatie.

Via website, publicatiebord en rondschrijven naar de leden.

Toelichting op de agenda

Ad 4. Deze stukken zijn toegezonden aan de leden en zullen niet expliciet worden behandeld.

Opmerkingen/vragen, die ons bereiken voor 28 februari worden beantwoord tijdens de BAV. Deze stukken worden geacht integraal onderdeel te zijn van de verslaglegging van deze BAV en worden dus ter goedkeuring voorgelegd aan de leden tijdens de gewone vergadering in oktober/november

Ad 5. Ter wille van de voortgang hebben we als RVA een aangepast rapport van de kascommissie geproduceerd, waarin de actuele situatie is weergegeven. Dit rapport is ter goedkeuring voorgelegd aan alle betrokkenen en goedgekeurd door Eric Polak, Cees Vermaas, Willem Gruijters en Martin Wilaert.  Pieter IJfs gaat hiermee niet akkoord.

In ons rondschrijven van 7 dec hebben we verslag gedaan van de tijdens de BAV beloofde acties. Pieter IJfs ging hiermee niet akkoord. 

We hebben toen toegezegd om de werkwijze van het bestuur alsmede de zienswijze van Pieter IJfs voor te leggen aan twee deskundigen; de leden Willem Gruijters (jurist) en Martin Wilaert (financieel deskundige). 

De RVA heeft vier te beantwoorden vragen geformuleerd en verder aan de gesprekken niet deelgenomen. De antwoorden op de vier vragen zijn verwerkt in een besprekingsverslag en op een hoger niveau van abstractie in ons afsluitend rapport.

Daarna hebben we geprobeerd een gesprek te arrangeren tussen Eric Polak en Pieter IJfs. Pieter zag hiervan het nut niet in. Eric was hiertoe, onder voorwaarden, bereid.

Zowel de RVA als de deskundigen hebben heel veel tijd en energie gestopt in het weer bij elkaar brengen van alle partijen, zodat we samen verder konden gaan in het belang van de vereniging. De verschillen bleken niet overbrugbaar.

NB De oorspronkelijke rapportages van de leden van de kascommissie zijn op verzoek ter inzage.

Ad 6. De statuten bieden de mogelijkheid een bestuur te kiezen, dat bestaat uit minimaal 5 en maximaal 9 personen.

De volgende leden hebben zich nu individueel aangemeld voor een bestuursfunctie:

  • Klaas van Vrouwerf voor voorzitter
  • Hans Vervoorn voor secretaris
  • Eric Polak voor penningmeester
  • Marie-Rose voor gastvrouw
  • Robert Vroegop voor digitale communicatie
  • Anne Derksen voor gastvrouw
  • Ludo Cleiren algemene ondersteuning

De RVA adviseert de leden om alle 7 kandidaten te benoemen in het nieuwe bestuur. Ons argument hiervoor is,dat de uitvoering van onze adviezen veel overleg met zich meebrengt. We verwachten dat bij de volgende gewone vergadering deze werkzaamheden zijn afgerond al dan niet uitmondend in een bestuursreglement.

Verslag kascommissie, aangepast en geactualiseerd door de RVA dd 6 maart 2019

Clubjaar 2017-2018

De kascommissie bestaat uit Pieter IJfs en Cees Vermaas.

Bevindingen Kascommissie 2018 NTCC. Op maandag 12 november jl van 14.00 - 17.00 uur heeft de Kascommissie(KC) in de personen van Cees Vermaas en Pieter IJfs bij de penningmeester, Eric Polak, haar kascommissiecontrole uitgevoerd.

Allereerst wenst de KC op te merken dat alle medewerking werd verkregen bij haar controle en dat op alle vragen adequaat werd gereageerd. De registratie van de leden en betaling van lidmaatschapsgelden zag er duidelijk en gestructureerd uit en gaf een goed en accuraat beeld van de ontvangen gelden.

Een discussie is ontstaan n.a.v. de werkwijze zoals deze in de praktijk al vele jaren door opvolgende besturen is uitgevoerd en waarbij op consistente wijze uitvoering is gegeven aan de bedoeling van de statuten met als belangrijkste basis de promotoren richtlijn, waarin een ieder zich heeft kunnen vinden.

In de periode vanaf 12 november 2018 tot heden 6 maart 2019 heeft een aantal aanpassingen plaatsgevonden, waarna een meer inzichtelijke definitieve rapportage is ontstaan, die recht doet aan de feitelijke situatie, en op 14 december 2018 is gepubliceerd op de website van de club.

De kascommissie meldt aan de leden, dat een onduidelijke situatie is aangetroffen waar het betreft het bepaalde in de statuten en de uitwerking daarvan in de onderliggende regelingen zoals het Huishoudelijk Reglement en de promotoren richtlijn.

Met behulp van Willem Gruijters ( jurist) en Martin Wilaert (financieel deskundige) is de aansluiting van de statuten op de werkwijze nader onderzocht en getoetst aan het Nederlandse verenigingsrecht.

De resultaten van dit onderzoek inclusief conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen in het eindrapport van de Raad van Advies, zoals u dit allen heeft ontvangen.

De RVA vraagt de leden de jaarstukken goed te keuren en decharge te verlenen aan de penningmeester in dit boekjaar.

Calpe 6 maart 2019