Bericht van de Raad van Advies aan alle leden.

02-02-2019

Beste leden,

Bij deze ons afsluitend rapport betreffende de resultaten van onze activiteiten en met onze adviezen aan de leden.

Inleiding

Tijdens de Algemene Vergadering (AV) op 15 november heeft de penningmeester zijn functie ter beschikking gesteld waarna het hele bestuur is afgetreden.

Op verzoek van de leden hebben wij, Wim Kreuk (oud voorzitter), Jos Mentink (oud penningmeester) en Friso van Zwieten (oud secretaris) besloten om het voortouw te nemen bij het weer op de rails krijgen van onze vereniging. Op 28 november hebben we een buitengewone zitting van de AV (BAV) georganiseerd met het doel de nodige maatregelen te kunnen nemen om de bestuurlijke crisis op te lossen en zo snel mogelijk tot de samenstelling van een nieuw bestuur te komen, dat kan worden benoemd door de leden met in acht name van de daarvoor geldende regels.

De RvA is geen interim bestuur en neemt dus geen beslissingen buiten het mandaat, dat tijdens deze BAV door de leden werd gegeven.

Het mandaat, dat ons werd gegeven tijdens de BAV bestond uit drie delen:

1. Bewerkstelligen, dat de activiteiten kunnen doorgaan.

2. Vermijden, dat de situatie verder escaleert.

3. Kandidaten vinden voor een nieuw bestuur.

Resultaten.

1. Bewerkstelligen, dat de activiteiten kunnen doorgaan.

Tijdens de BAV op 28 november hebben Eric (financiën) en Lothar (bar en huisvesting) toegezegd de lopende zaken te blijven behartigen.

We hebben de promotoren en de leden gevraagd om verder te gaan met hun activiteiten en onze steun voor zo ver nodig toegezegd.

Met Eric Polak samen hebben we de presentatie van het jaarresultaat 2017-2018, met name het resultaat van de exploitatie, inzichtelijker gemaakt. In een gesprek met Eric, Hans en Robert werd afgesproken, dat het beheer van de website en de ledenadministratie zou worden gecontinueerd tot het nieuwe bestuur is gekozen

2. Vermijden, dat de situatie verder escaleert.

We hebben aandacht besteed aan de relatie tussen AV en Bestuur en aan de communicatie in de vereniging.

2.1 Relatie AV en Bestuur

Zoals beloofd in ons bericht d.d. 7 december hebben we de werkwijze zoals deze in de laatste jaren gebruikelijk is geworden voorgelegd aan deskundigen. Willem Gruijters (jurist) en Martin Wilaert (financieel deskundige) waren bereid om dit op te pakken. Zij hebben samen met Pieter IJfs in een aantal gesprekken de werkwijze getoetst aan de statuten, het huishoudelijk reglement en de promotorenregeling.

Het resultaat van deze gesprekken is op 16 januari vastgelegd in een besprekingsverslag en besproken door de RvA.

Wanneer we alles dat is gezegd en geschreven ontdoen van persoonlijke en emotionele interpretaties, dan kunnen we het geheel als volgt samenvatten:

In de loop der jaren is een werkwijze ontwikkeld, die is gericht op praktische en goed uitvoerbare afspraken tussen het bestuur en de promotoren, waarmee iedereen kan leven.

Uit het overleg van Willem, Martin en Pieter komt naar voren, dat er verschillen zijn tussen de statutaire bepalingen en de uitwerking daarvan in het huishoudelijk reglement en in de richtlijn voor de promotoren. Het gaat hierbij voornamelijk over begrippen als bijdragen, activiteit gebonden kosten, schulden en reserveringen. Deze begrippen zijn op verschillende manieren te interpreteren.

ECHTER:

Wanneer de kascommissie van oordeel is, dat de gevolgen van deze regelingen voor het onderhavig boekjaar niet in overeenstemming zijn met de statuten, dan heeft men de plicht om dit te melden aan de leden. In de rapportage van de kascommissie wordt dit dan ook terecht gemeld. Door de gang van zaken tijdens de AV van 15 november was de kascommissie niet in de gelegenheid om het rapport toe te lichten

In de Algemene Vergadering van 15 november is gebleken, dat de relatie tussen de AV en het bestuur is verstoord. Na bestudering van de uitleg van het verenigingsrecht blijkt dat beide organen hun eigen taken en bevoegdheden hebben. Echter in het overleg tussen de AV en het bestuur wordt er in de praktijk onvoldoende onderscheid gemaakt tussen de verdeling van bevoegdheden tussen AV en bestuur en is de relatie niet meer helder, waardoor persoonlijke interpretaties mogelijk zijn.

Onze conclusies zijn:

1. Het is noodzakelijk om de statuten en de onderliggende regelingen, zoals het huishoudelijk reglement en de promotoren richtlijn, op elkaar af te stemmen en te toetsen aan de wetgeving op het gebied van verenigingen.

2. Het is noodzakelijk om de relatie tussen de AV en het bestuur nader uit te werken, zodanig dat duidelijk is wie wat doet en hoe men met elkaar omgaat.

Wanneer we een herhaling van de gebeurtenissen willen vermijden dan zullen de bovengenoemde zaken moeten worden opgelost, zodanig, dat een nieuw bestuur succesvol kan functioneren.

Wij adviseren de volgende acties:

1. Het opstellen van verbeteringsvoorstellen voor de statuten en de uitwerking daarvan in de onderliggende regelingen.

2. Het opstellen van een bestuursreglement waarin de relatie tussen de AV en het bestuur wordt vastgelegd.

2.2 Communicatie in de vereniging.

We hebben als club een prima functionerende website en ledenadministratie. Ook de aspecten van de privacy wetgeving zijn goed meegenomen. Het beheer van de organisatie is daarmee in orde.

Wat men mist is de INFO, waarin men het wel en wee kon volgen van de vereniging. De RvA is van mening, dat een periodiek bericht, rechtstreeks naar de leden, zoals dat op dit moment regelmatig gebeurt een goede vervanging is . Dit bericht kan op het publicatie bord worden gehangen voor die leden, die geen digitale toegang hebben.

Daarnaast is er sinds korte tijd een Facebook pagina speciaal voor de club ter bevordering van de onderlinge communicatie.

Een duidelijk gemis is de ledenlijst; inloggen is te omslachtig en niet altijd mogelijk.

Bij verdere ontwikkeling is het van belang, dat men zich richt op het gebruik door de promotoren en de leden op basis van de volgende uitgangspunten:

1. Het clubgebouw is de plaats waar men elkaar ontmoet en zich thuis moet voelen bij sociale en culturele activiteiten zoals de Happy Friday en de Soos.

2. De activiteiten worden gerealiseerd door promotoren, die dit met veel plezier doen. Zij moeten hierbij naar eigen inzicht gebruik kunnen maken van alle ter beschikking zijnde hulpmiddelen, zoals bijvoorbeeld de website, het publicatiebord, onderlinge mails, samen uit, leuke verrassingen en wat men nog meer weet te bedenken. De keuze is aan de promotor en de deelnemers aan de activiteiten.

3. Het bestuur faciliteert de activiteiten en is hierbij ondersteunend naar de promotor en de leden.

Onze conclusie is:

Het digitaliseringstraject heeft tot nu toe "top down" plaats gevonden met vrijwel geen inspraak van de promotoren en de leden.

Ons advies is:

Vorm een representatieve groep van gebruikers die samen met het betrokken bestuurslid de verdere ontwikkeling ter hand neemt. Neem voldoende tijd en kijk vooral naar de haalbaarheid van de ontwikkelingen/toepassingen.

3. Kandidaten vinden voor een nieuw bestuur.

Wij wilden graag voor 31 januari meldingen hebben van leden, die zich kandidaat stellen voor een nieuw bestuur. Van Bernard Sternfeld ontvingen we op 4 december het bericht, dat hij zich kandidaat stelt voor het nieuwe bestuur en ter beschikking staat voor elke rol, die bij zijn achtergrond past.

Anne Derksen heeft zich aangemeld voor een taak in het bestuur ter versterking van de gastvrouw organisatie.

Van Hans Vervoorn ontvingen we bericht op 24 januari, dat zes leden bereid zijn om de bestuurlijke taken op zich te nemen mits daar voldoende draagvlak voor is.

Deze leden zijn Kees den Exter, Marie-Rose Kerstens, Eric Polak, Hans Vervoorn, Robert Vroegop en Klaas van Vrouwerf.

Op 28 januari ontvingen we bericht van Cees Asselman, dat een comité bestaande uit hemzelf, Christel Laeremans, Dirk Offenberg en Jan van der Meer voorstelt om de hierboven door Hans genoemde leden voor te dragen als toekomstig bestuur. Dit voorstel gaat vergezeld van een lijst met 88 handtekeningen van leden die dit ondersteunen.

In onze vereniging wordt er naar gestreefd om het bestuur een afspiegeling te laten zijn van het leden bestand. De kandidaten , die zich tot nu toe hebben gemeld, hebben op één na een Nederlandse achtergrond .

De RvA betreurt het dat van de ruim 120 Vlaamse leden zich verder niemand beschikbaar heeft gesteld.

Als RvA concluderen we, dat de boven genoemde kandidaten kunnen worden gekozen voor taken in een nieuw bestuur.

Tenslotte.

Onze bijdrage als Raad van Advies is hiermee ten einde.

De gewone AV vindt plaats in oktober/november.

Een Buitengewone zitting van de Algemene Vergadering(BAV) van leden kan worden bijeengeroepen door een aantal leden, dat tenminste 10 % van het totaal vertegenwoordigt(art 11.3 van de statuten).

De door Hans en het comité genoemde kandidaten worden ondersteund met 88 handtekeningen van leden.

Dit voldoet ruimschoots aan het vereiste aantal.

De RvA is van mening dat al het mogelijke moet worden gedaan om de club als één geheel in stand te houden.

Daarom lijkt het ons het beste dat een tweede BAV niet door ons wordt georganiseerd, maar plaatsvindt op initiatief van het comité, dan wel de door hen genoemde kandidaten.

We zullen onze conclusies en adviezen desgevraagd toelichten tijdens deze BAV.