Verslag BAV 10 november 2020

Verslag BAV NTCC 10-11-20 definitief.pdf

Notulen NTCC BAV op 10 november 2020

Locatie: Salo Blau, Casa de Cultura Calpe Aanwezig: 57 leden met 50 machtigingen

1. Opening
Om 19h15 opent de Voorzitter, dhr. Hans Vervoorn, de vergadering. Hij constateert dat overeenkomstig art. 14 van de Statuten 50% van de leden aanwezig of vertegenwoordigd moeten zijn. Dat is niet het geval, aangezien er 107 leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Hij vraagt de aanwezigen toestemming om te kunnen starten met de vergadering i.p.v. een half uur te wachten en daarna te starten. De vergadering gaat hiermee akkoord.

2. Notulen ALV d.d. 24 okt 2019
De notulen worden met algemene stemmen goedgekeurd en zijn

daarmee definitief vastgesteld.

3. Toelichting op wijziging Staturen en Huishoudelijk Reglement
De voorzitter meldt dat op de ALV van 24 oktober 2019 een commissie is ingesteld om de huidige Statuten en het Huishoudelijk Reglement kritisch te bestuderen en met wijzigingsvoorstellen te komen. Leden van deze zogenoemde Statuten-commissie zijn: Mieke van der Burg en Willem Gruijters, beiden jurist, Jan Schipper en Klaas van Tulder (coördinator vanuit het bestuur).
Alle leden hebben de concept Statuten en HR ontvangen bij de agenda en stukken voor BAV. Tevens is daarna op 29 oktober jl. een druk bezochte info-avond over de Statuten/HR-wijzigingen gehouden. Hij geeft mw. mr. Mieke van der Burg het woord voor verdere toelichting.
Zij licht achtereenvolgens aan de hand van een PPT kort toe:

  • - het belang van Statuten en een Huishoudelijk Reglement (HR),

  • - waarom aanpassingen van de huidige Statuten en HR

    noodzakelijk zijn,

  • - en tot welke wijzigingsvoorstellen van de huidige Statuten en HR

    deze hebben geleid.
    Naar aanleiding van opmerkingen van dhr. Henk de Voogd tijdens de voornoemde info-avond, stelt het bestuur voor in de concept Statuten een ondergrens van 30 leden op te nemen dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn op een ALV om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Het voorstel is om in artikel 14 van de concept Statuten een lid 2 toe te voegen dat als volgt luidt: "De A.L.V. kan alleen rechtsgeldige besluiten nemen als minimaal 30 leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn." Dit voorstel wordt in stemming gebracht en unaniem door de ALV aangenomen.

Betreffende het concept-HR stelt dhr. Jaap Hengst voor om art 16, lid 4 als volgt te wijzigen: "Gelden van de Vereniging zullen niet worden belegd". Na enige discussie wordt dit voorstel in stemming gebrachte en met een ruime meerderheid van de leden aangenomen.

4. Besluit tot wijziging van de Statuten
De voorzitter meldt dat de besluitvorming over de concept Statuten, inclusief de goedgekeurde wijziging van art. 14, lid 2 aan de orde is. Hij meldt dat op grond van art. 14, lid 4, onder d, voor dit besluit een 2/3 meerderheid van de uitgebrachte stemmen noodzakelijk is. Dit betekent dat minstens 71 leden vóór moeten stemmen. Desgevraagd gaan de aanwezigen akkoord met de instelling van de Stemcommissie bestaande uit: de heren Don Fredrikz, Paul de Gruyter en Cees Koffrie.
Vervolgens brengt de voorzitter de nieuwe concept-Statuten, inclusief de goedgekeurde wijziging van art. 14, lid 2, in stemming. Met 98 stemmen voor en geen tegenstemmen zijn de nieuwe concept-Statuten aangenomen.
De voorzitter meldt dat deze nieuwe statuten nog niet direct van kracht zijn. Deze moeten eerst vertaald worden in het Spaans, getoetst worden aan de Spaanse wetgeving ter zake en door de notaris in een notariële acte in het bijzijn van bestuursleden worden vastgelegd. De verwachting is dat alles tegen 1 januari 2021 rond zou kunnen zijn en de Statuten in werking treden.

5. Besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement
De voorzitter brengt het nieuwe concept HR, incl. de aangenomen wijziging van art 16. Lid 4 HR (zie agendapunt 3) in stemming. Ook hiervoor is een 2/3 meerderheid van de stemmen noodzakelijk.
De heer Cees Asselman stelt nog voor om in het HR een verplichting op te nemen, in de zin dat leden vrijwillig taken binnen de vereniging op zich moeten nemen. Nu zijn het immers steeds dezelfde mensen die bijv. vrijwillig bardiensten draaien. Na enige discussie verklaart de voorzitter het eens te zijn met de intentie en geeft aan dat dit echter niet afdwingbaar is en niet thuishoort in het HR. Hij stelt daarom voor deze intentie in de clubregels op te nemen, hetgeen de goedkeuring van de vergadering krijgt.
De voorzitter brengt vervolgens het gewijzigde concept HR, incl. de aangenomen wijziging van art 16. Lid 4, in stemming. Het concept HR wordt met 107 stemmen voor en geen enkele stem tegen aangenomen.

6. Besluit over het overbruggingsvoorstel
Aangezien de officiële Jaarvergadering vanwege Corona is uitgesteld naar januari 2021, heeft het bestuur voorgesteld haar bestuurstermijn met drie maanden te verlengen en haar werkzaamheden voor te zetten onder de vigeur van een kwart van de begroting 2019/2020. Aan de leden wordt gevraagd in te stemmen met:

"Voortzetting werkzaamheden van het huidige bestuur gedurende de maanden oktober, november en december 2020 en in januari 2021 de ALV/Jaarvergadering te houden. De kosten in de komende drie maanden blijven op hetzelfde niveau als in de goedgekeurde begroting 2019/2020 opgenomen"

De leden stemmen unaniem in met dit overbruggingsvoorstel. Bestuursleden welke onder dit mandaat vallen zijn:

Voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid

: Johan Marinus Vervoorn
: Nicolaas Johannes Maria van Tulder : Jan van der Meer
: Marie-Rose Kerstens
: Johanna Derksen
: Ludo Cleiren
: Dirk Hendrik Offenberg

7. Voorstel nieuw Verenigingsgebouw en besluit tot mandaat- verlening.

De voorzitter licht aan de hand van een aantal powerpoint-slides toe,
- waarom andere huisvesting noodzakelijk is en daar al geruime

tijd naar wordt gezocht;
- waarom nu de tijd gunstig is;
- de pluspunten van het nieuwe clubgebouw tov het huidige; - vertoning van foto's van het nieuwe gebouw
- de financiële onderbouwing (incl. de afkoop van het huidige

huurcontract) met een meerjarenperspectief.

Dankzij de goede resultaten van het afgelopen boekjaar (€8.500 batig saldo) kan de afkoop van het huidige huurcontract geheel daaruit worden betaald. Uit de voorgestelde financiële projecties blijkt dat zelfs in een "worst case scenario" de vereniging de extra exploitatiekosten goed kan dragen.

Tijdens de vragenronde wordt op de vraag van dhr. Jaap Hengst of een terras mogelijk is, bevestigend geantwoord. Op zijn vraag of het feit dat de eigenaar boven het gebouw woont een probleem kan vormen qua geluidsoverlast, meldt de voorzitter dat we nog niet ver genoeg in de onderhandelingen staan om dit kunnen beantwoorden Dhr. Job Netten vraagt of er een live muziekvergunning nodig is,

waarop de voorzitter antwoordt dat dit inderdaad aangevraagd moet worden.

Tot slot meldt de voorzitter dat wij deze ochtend vernomen hebben dat de eigenaar het gebouw alleen wil verhuren als restaurant i.v.m. behoud van zijn restaurantvergunning. Dit wordt de komende dagen verder besproken en onderhandeld met de verhuurder.

De voorzitter vraagt de leden in te stemmen met het mandaat aan het bestuur om:
"de onderhandelingen over het huurcontract met de eigenaar van het nieuwe gebouw voort te zetten en te komen tot een huurovereenkomst en vervolgens het lopende huurcontract van ons huidige gebouw te beëindigen per 31 december 2020

onder de voorwaarde dat

  • de exploitatiebegroting 2021 van het nieuwe pand past binnen de gepresenteerde concept begroting 2021 en het meerjarenperspectief;

  • de jaarlijkse afschrijving van de herinrichtingskosten niet meer bedraagt dan 1500,= gedurende max.10 jaar of € 3000,= gedurende max. 5 jaar;

  • de afkoopsom van ons huidige huurcontract niet hoger is dan 1/3 van het bedrag aan juridisch verplichte huur (+ boete) en deze geheel ten laste komt van het batig saldo van het boekjaar 2019/2020."

    De ALV stemt unaniem in met het mandaat aan het Bestuur.

    8. Rondvraag

    Aangezien er geen vragen zijn, bedankt de voorzitter de Stemcommissie, de Statuten-commissie en alle aanwezigen voor haar in het bestuur gestelde vertrouwen. Vervolgens sluit de voorzitter de vergadering om 20h30.