Privacy Verklaring

Privacy Verklaring, Geactualiseerd 1 oktober 2023

De Nederlandstalige Club Peñon de Ifach Calpe / Nederlands-Vlaamse Vereniging Peñon de Ifach Calpe (hierna te noemen: NVVC) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals weergegeven in deze Privacy Verklaring.

Contactgegevens:

• E-mailadres: ntccalpe@gmail.com
• Postadres: Apartado de Correos 379, 03710 Calpe, Alicante, Spanje
• Vestigingsadres: Edificio Horizonte, Calle Tramuntana 4 bajo, 03710 Calpe,

Spanje
• Facebookpagina: https://www.facebook.com/NTClubCalpe • Website: www.nederlandstaligeclubcalpe.nl

Contactpersoon:

• Nicolaas van Tulder, Secretaris bestuur NVVC, tel.: +34 682854063

De NVVC is zich ervan bewust dat u vertrouwen stelt in onze vereniging. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. In deze verklaring informeren wij u uitgebreid over welke persoonsgegevens we verzamelen als u zich inschrijft bij de NVVC, gebruik maakt van onze website, facebook-pagina, WhatsApp-groepen etc.. Ook treft u in deze Verklaring waarom en hoelang we deze gegevens verzamelen en hoe we met uw gegevens omgaan.

Dit privacy-beleid is van toepassing op de diensten van de NVVC. U dient zich bewust te zijn van het volgende:

1. Door het verstrekken van uw persoonsgegevens en gebruik te maken van het invullen van inschrijfformulieren, aanmeldings- en registratieformulieren op onze website, aanmelding voor de Facebook- pagina en de WhatsApp-groepen geeft u aan het privacybe;eid te accepteren.

2. De NVVC respecteert de privacy van alle gebruikers en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

A. Persoonsgegevens die worden verwerkt.
De NVVC kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van NVVC, en/of omdat u deze zelf aan ons heeft verstrekt bij het invullen van een contactformulier of aanmeldingsformulier voor de website, facebook-pagina of WhatsApp-groepen.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

1. - voor- en achternaam 2. - geslacht
3. - geboortedatum
4. - adresgegevens 5. - telefoonnummer
6. - e-mailadres
7. - overige vermeldingen die u ons actief heeft verstrekt.

B. Met welk doel en op basis van welke grondslag worden uw persoonsgegevens verwerkt.
NVVC verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

a. om contact met u te kunnen opnemen om u van dienst te zijn.
b. om u onze Clubmail of andere informatie via e-mail te kunnen sturen c. om u WhatsApp-berichten te kunnen sturen.

Daarnaast kan NVVC uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst of opdracht, doorgaans bestaande uit aanmeldingen voor deelname aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten en/of evenementen.

C. Hoe lang bewaart de NVVC uw persoonsgegevens
NVVC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uw gegevens worden niet langer dan een jaar bewaard na beëindiging van uw lidmaatschap of zolang dit nodig is voor afronding van overeenkomsten die wij met u zijn aangegaan.

D. Delen van persoonsgegevens met derden.
NVVC verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

E. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar ntccalpe@gmail.com of naar de postbus van de vereniging. NVVC zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

F. Beveiligen.
NVVC neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van NVVC maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door NTCC verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met de NVVC (voor contactgegevens zie boven).
Iedereen die inzage heeft in uw persoonsgegevens of gegevens mag verwerken, ondertekent een Geheimhoudingsverklaring (zie ook elders in deze Verklaring)

G. Het maken van foto- en video-opnamen.
Tijdens alle activiteiten die door de vereniging en zijn promotoren zijn of worden georganiseerd, zowel binnen als buiten de eigen accommodatie, mogen foto- en video-opnamen gemaakt worden door leden en/of daarvoor aangestelde personen. Mogelijke situaties waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn: alle verenigingsactiviteiten, zoals bijeenkomsten, markten, modeshows, wedstrijden, etc. Verenigingsactiviteiten zijn alle op de website genoemde activiteiten en andere activiteiten die tussendoor door promotoren en/of het bestuur van de NVVC worden georganiseerd.

H. Bewaking privacy bij gebruik van opnamen.
Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor.
Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze Clubmail, onze website, onze facebook-pagina en onze WhatsApp-groepen, wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht. Ook kan door een promotor of bestuurslid gevraagd worden foto- of video-opnamen te maken van zijn of haar groep vanwege verslaglegging of ter promoting van activiteiten en van de NVVC.
De volledige opnames worden alleen ter beschikking gesteld aan de desbetreffende promotor en/of de bij de opnamen betrokken personen. Gedeelten van of de gehele opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website, Clubmail, Facebook-pagina en folders en persberichten..
Leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames van hen in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur via de contactpersoon. Het bestuur zal de juiste maatregelen nemen om te voorkomen dat het lid, welke bezwaar heeft gemaakt, benadeeld wordt.

I. Gebruik van camera's op het terrein van en in de Club
Zowel binnen als buiten het clubgebouw van de NVVC zijn beveiligingscamera's geplaatst om inbraak, brand, diefstal etc. te voorkomen. Bij de ingang van het terrein en de toegangsdeur naar het gebouw is de aanwezigheid hiervan bekend gesteld. De beelden kunnen door degene die verantwoordelijk is voor het beheer van het gebouw en de Evenementen- en Activiteiten-Coördinator worden bekeken, indien dit noodzakelijk is vanwege hiervoor genoemd gevaar. De beelden blijven maximaal 7 dagen beschikbaar en in te zien, tenzij door de politie deze gegevens langer beschikbaar moeten blijven.

J. Gebruik Clubmail, website, Facebook-pagina en WhatsApp-groepen De volgende privacyregels gelden voor:
- de Clubmail
- de website: https://www.nederlandstaligeclubcalpe.nl
- de Facebookpagina: https://www.facebook.com/NTClubCalpe/ en - de WhatsApp-groepen.

Beheerders, aangesteld door het NVVC-bestuur, beheren de Clubmail, website, de Facebookpagina. De WhatsApp-groepen voor activiteiten beheren de betreffende door het bestuur benoemde Promotoren van activiteiten.
De Clubmail heeft tot doel leden te informeren over diverse activiteiten (in brede zin). Deze informatie is alleen gericht op leden.

De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de NVVC, in brede zin. Deze informatie is bestemd voor leden, niet-leden en externe contacten en belangstellenden.
De Facebook-pagina heeft tot doel informatie te verstrekken aan leden en niet leden.

WhatsApp-groepen hebben tot doel informatie te verstrekken aan leden die zich hebben aangemeld als deelnemer van die groep gericht op een bepaalde activiteit. Alleen deelnemers hebben toegang.
Het auteursrecht van de inhoud van de website, Facebook-pagina en van WhatsApp-groepen berust bij de vereniging. Het is niet toegestaan de inhoud van de website (tekst en beelden), van de Facebook-pagina en van een WhatsApp- groep geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de NVVC.

Op de website https://www.nederlandstaligeclubcalpe.nl worden foto's en filmpjes geplaatst met daarbij vermeld welke activiteit dit betreft of welke personen.
Bij de openbaarmaking van foto's en video's van leden, familieleden, vrienden en introducees, anders dan de activiteiten-foto's, kunnen namen van de leden worden vermeld. Overige gegevens van leden, zoals persoonsgegevens, telefoonnummer, adres en e-mailadressen, worden niet op het vrij toegankelijke deel van de website geplaatst, tenzij met toestemming.

Bij vermelding op de website en WhatsApp-groepen van persoonlijke gegevens van bestuursleden en promotoren van activiteiten kunnen telefoonnummers en/of e-mailadressen worden vermeld. Ook andere gegevens die zijn opgenomen in een digitale ledenbestand (naam, telefoonnummer, e-mailadres e.d.) kunnen zo nodig worden vermeld, tenzij betrokkene vooraf aangeeft dit niet te willen.

K. Digitale Ledenlijst
Een vereniging mag een ledenlijst alleen beschikbaar stellen aan eigen leden op het uitsluitend voor leden toegankelijke websitegedeelte (het "besloten gedeelte"). Deze ledenlijst is alleen toegankelijk voor leden met een volledig lidmaatschap en na registratie.
Op deze lijst zijn uitsluitend gegevens vermeld die voor onderling contact tussen de leden van belang kunnen zijn. Het is een ieder verboden gegevens van leden - op welke wijze dan ook - te kopiëren, af te drukken of aan derden te verstrekken. Zij kunnen deze gegevens van leden uitsluitend inzien en raadplegen.

L. Geheimhoudingsverklaring

Bestuursleden, personen van de leden- en financiele administratie die gegevens van leden kunnen inzien en verwerken, en beheerders van de digitale bestanden (voor Clubmail, website, facebookpagina en WhatsAppgroepen) en verder allen die kunnen beschikken over persoonsgegevens en/of deze kunnen bewerken, moeten, ter beveiliging van deze gegevens, een Geheimhoudingsverklaring tekenen. (bijgevoegd).

M. Bezwaar maken

Alle leden die zich aanmelden en registreren via een inschrijfformulier of anderszins voor de website, Clubmail, Facebookpagina en/of WhatsApp-groep gaan met het bovenstaande akkoord.

Leden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto's en/of het gebruiken van (voor- en achter) namen van henzelf, dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur via de Contactpersoon. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening wordt gehouden bij het plaatsen van foto's en namen op de website etc. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen.

Deze Privacy Verklaring zal op de website worden opgenomen in het open gedeelte.

Aldus vastgesteld in de NVVC bestuursvergadering van 26 augustus 2023.

NB: Aan de informatie op de Clubmail, website, facebook-pagina en WhatsApp- groepen kunnen geen rechten worden ontleend. De NVVC en haar webbeheerders zijn niet aansprakelijk voor welke vorm van schade dan ook die is ontstaan aangaande/betreffende de website, Facebook-pagina, WhatsApp- groepen, Clubmail en/of aanmelding als lid van onze vereniging. Bovenstaande geldt voor alle leden met een volledig- of tijdelijk lidmaatschap.

Bijlage bij Privacy Verklaring

Geheimhoudingsverklaring

De Nederlands-Vlaamse Vereniging Peñon de Ifach Calpe (hierna: NVVC) gaat zorgvuldig om met (persoons)gegevens en met financiële gegevens, van de NVVC en verwacht dat ook van diegenen die actief zijn binnen de vereniging. Daarom geldt voor hen een geheimhoudingsplicht. Met deze geheimhoudingsverklaring wordt dit bevestigd.

Ondergetekende is als vrijwilliger of medewerker actief bij de NVVC. Met het ondertekenen van deze verklaring verklaar ik:

1. geheimhouding in acht te nemen over alle bijzonderheden die ik bij het bewerken, bijhouden, gebruiken en inzien van de financiële en andere administratie en van gegevens van de leden van de vereniging en andere relaties van de vereniging te weten ben gekomen;

2. dat het mij verboden is deze informatie op welke manier dan ook met derden direct of indirect te delen;

3. dat deze geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens, als na afloop van mijn inzet voor de vereniging;

4. dat ik bij het einde van mijn actieve inzet voor de vereniging alle bijzonderheden betreffende financiële gegevens en gegevens van de (digitale) ledenadministratie, zal overdragen aan het bestuur van de vereniging. Na overdracht verwijder ik deze gegevens definitief en zijn niet-traceerbaar;

5. dat bij overtreding van deze verklaring tijdens mijn inzet voor de vereniging, de vereniging mijn individuele inzet en/of contract met onmiddellijke ingang mag beëindigen;

6. dat als ik de verplichtingen uit deze verklaring niet volledig nakom, mij het lidmaatschap door het bestuur van de vereniging wordt ontnomen.

Naam ........................................................................................................................................ Functie: .................................................................................................................................... Handtekening ...................................................................................................................... Datum: ....../....../ 20..